Qual volume de e-mails que você troca em um dia? E quanto tempo você gasta com eles ao longo de uma semana? Uma empresa de Londres conseguiu aumentar sua produtividade em 7% apenas ensinando seus executivos a controlar sua caixa de e-mails. Um estudo mostrou que cada mensagem confusa de um executivo gerava uma enxurrada de outras mensagens e desperdício de tempo.
A pesquisa, publicada pela revista “Harvard Business Review”, mostra que, se um executivo diminui sua produção de e-mails, os funcionários logo seguem o exemplo. Na empresa londrina, em vez de implantar ferramentas de gestão do correio eletrônico, a empresa optou por mudar sua comunicação. Os executivos passaram por um treinamento que incluía o não encaminhamento de mensagens em casos que não sejam de extrema necessidade, a limitação dos destinatários de mensagens e até a escolha de formas de comunicação mais eficientes, como um telefonema ou uma conversa pessoalmente.
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Dentro de três meses a produção de e-mails da equipe caiu 54%, e logo a queda chegou a 64%. O resultado foi um ganho anual de 10.400 horas por funcionário, e de 7% na produtividade. A Folha de S. Paulo listou ações para tornar o e-mail um aliado da produtividade, e não um sugador de tempo. Confira:
- Não perca tempo organizando as mensagens em pastas específicas. Pode ser mais eficiente usar a ferramenta de busca para procurar as mensagens quando necessário
- Programas que permitem armazenar anotações e documentos, como o Evernote, podem ser mais úteis para guardar informações importantes sobre o trabalho do que a conta de e-mail
- Responda os e-mails importantes de forma imediata. Deixar para depois gera um retrabalho, já que é necessário reler a mensagem e pensar novamente sobre o assunto
- Para se organizar melhor, marque como ‘não lido’ os e-mails com temas sobre os quais você precisa tomar alguma atitude, e como ‘lidos’ os que você já resolveu
- Não deixe sua caixa de entrada aberta o tempo todo e desabilite os alertas que chegam no computador ou no celular para avisar sobre novas mensagens
- Estabeleça horários fixos para checar seus e-mails. Faça isso mesmo que seu trabalho exija que você os responda rapidamente -determine um número de minutos a cada hora para isso
- A prática de usar vários e-mails para o mesmo tema deve ser usada apenas em empresas ou ocasiões que exigem que seja feita a documentação da comunicação
- Para assuntos muito delicados, prefira o uso do telefone ou as reuniões presenciais. Depois que os principais pontos forem decididos, mande e-mail para documentar
